ronisafaat Seorang penulis blog, professional photographer dan bussines co-founder. Berkeinginan untuk menjadi bagian dari perkembangan manusia untuk manusia. Keep connected..!!

Tugas Pegawai Administrasi

3 min read

√ 5+ Tugas Administrasi Pekerja Kantor, Besok Kerja !!!

Tugas administrasi adalah pekerja yang bertugas untuk mengurus segala kegiatan keseharian perusahaan dan mengelola data atau dokumen yang terkumpul dalam pekerjaan mereka.

Belakangan admin atau administrator banyak dicari oleh perusahaan sehingga banyak sekali pencari kerja yang memperhatikan bidang ini karena banyaknya permintaan perusahaan dan kantor.

Akan tetapi banyak orang yang belum benar-benar mengerti dan memahami apa itu admin dan apa tugas pegawai administrasi?

Untuk itu semaur.com akan membagikan pembahasan tentang beberapa Tugas Administrasi setelah sebelumnya kita membaha Apa itu Manajeemen dan Apa itu Berpikir Dewasa.

√ 5+ Tugas Administrasi Pekerja Kantor, Besok Kerja !!!

Berikut Tugas Administrasi Pegawai atau Pekerja Kantor :

1. Melayani Klien dan Customer

Tugas pertama seorang admin adalah menghadapi dan melayani klien. Meskipun tugas tersebut adalah tanggung jawab dari seorang customer service, namun sebagai seorang administrator Anda juga harus mengerti dan memahami kerakter klien dan customer.

Admin adalah orang yang bertanggung jawab pertama kali ketika seorang customer melakukan kritik atau keluhan. Sebagai seorang admin Anda juga diharapkan memiliki kualitas komunikasi yang baik.

Bukan tidak beralasan, namun memang akrena tugas seorang admin adalah bertemu dengan orang banyak sekaligus mempelajari setiap karakter dan sifat klien.

2. Membuat Jadwal Kegiatan dan Agenda Kantor

Agenda dan jadwal kegiaan yang harus dijalankan oleh kantor sepenuhnya ada ditangan seorang admin. Admin mengetahui betul jadwal apa yang harus dilakukan hari ini.

Biasanya jadwal kegiatan kantor akan memiliki beberapa persetujuan mulai dari sekretaris, pimpinan, administrasi dan bahkan klien atau customer itu sendiri.

Memastikan mereka bertemu pada waktu yang sama dan pada kesempatan yang telah disepakati bersama sebelumnya.

Sebagai seorang admin Anda harus mengetahui betul jadwal yang harus dibentuk. Mengurangi dan menambah jadwal kegiatan dan memungkinkan seorang admin untuk membatalkan sebuah kegiatan karena beberapa permasalahan.

3. Mengumpulkan dan Mengolah Data

Mengumpulkan data yang diperoleh perusahaan pada setiap kesempatan. Pegawai administrasi adalah ornag yang mengetahui betul apa kebutuhan dan keunggulan kantor.

Maka pada setiap produk dan layanan kantor, sebagai seorang admin Anda mengetahui betul apa kelebihan dari produk dan pelayanan kantor dimana Anda bekerja tersebut.

Mengumpulkan saran dan kritik yang masuk dari setiap klien dan customer yang masuk pada produk dan layanan kantor. Tak berhenti disitu, seorang admin juga harus mempelajari kritik dan saran tersebut unutk selanjutnya menjadi pertimbangan dalam rapat kantor.

4. Membuat Arsip Dokumen

Arsip dokumen adalah sebuah kewajiban yang harus dilakukan oleh setiap kantor dan perusahaan. Melakukan arsip atau penyimpanan dokumen juga sepenuhnya tanggung jawab oleh bagian administrasi.

Bagian administrasi harus memastikan semua dokeumen penting perusahaan telah terkumpul dan tersimpan dengan rapi. Sehingga suatu saat membutuhkan dokumen tersebut. Seorang admin akan mudah menemukannya.

Melakukan arsip dokumen bukanlah hal yang mudah, ada ribuan bahkan jutaan dokumen yang harus disimpan. Namun kabar baiknya sekarang penyimpanan dokumen telah tertunjang teknologi komputer.

Sehingga penyimpanan dalam software dan memori hardisk biasanya lebih diutamakan. Penting juga untuk melakukan backup atau membuat salinan dokumen. Sehingga suatu saat ada masalah ketimpangan, bagian admion masih mempunyai file dokumen salinannya.

5. Data Entri Perusahaan

Merekap data (entri data) adalah hal selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang pegawai bagian administrasi. Melakukan rekap penjualan, rekap data konsumen, rekap data transaksi dan data yang lainnya.

Tetapi biasanya data entri mempunyai beberapa bidang dan bagiannya masing-masing. Seperti bagian gudang, staff, penjualan dan bagian divisi yang lainnya.

Sehingga jika Anda seorang Admin pusat, berarti Anda tinggal mengumpulkan data entri yang telah dibuat oleh masing-masing divisi. Menjadikannya satu data dan menjadikan kolektivitasnya lebih banyak.

6. Tugas Lainnya

Menjadi seorang admin menuntut Anda untuk bekerja lebih banyak, lebih keras dan lebih cerdas. Bagaimana tidak bagian administrasi adalah penggerak kegiatan sebuah kantor atau perusahaan dapat berlangsung.

Sehingga adminisrasi adalah bagian penting dalam sebuah organisasi kantor. Menuntut anda untuk bekerja lebih keras daripada yang lain, bahkan kemungkinan untuk dapat menolak lembur adalah nol.

Administrator harus mampu menutupi segala kekurangan yang terjadi dalam kantor pada kegiatannya dalam beroperasi. Memastikan perusahaan tetap nekerja pada titik optimal dalam pelayanan dan penyediaan produk mereka.

Tidak mudah untuk menjadi seorang Administrator : Seperti yang dikatakan diatas, menjadi seorang pegawai administrasi bukanlah pekerjaan yang mudah untuk dilakukan. Pekerjaan ini penuh dengan tuntutan dan kerja lebih banyak lagi.

Namun jika Anda seorang yang memliki jiwa pekerja yang bersemangat tinggi, tidak ada salahnya untuk mencoba menjadi seorang pegawai administrasi.

Selama Anda menyukai pekerjaan yang dilakukan, selama itu pula Anda akan berada pada keadaan pekerjaan yang erbaik dalam hidup Anda.

Tugas Bagian atau Divisi Administrasi di bagi sebagai berikut :

1. Bagian Administrasi Umum (BAU)

Bagian Administrasi Umum (BAU) adalah pelaksana administrasi yang mempunyai tugas memberikan pelayanan di bidang persuratan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata laksana, dengan fungsi sebagai berikut:

  • Pelaksanaan administrasi kepegawaian;
  • Pelaksanaan administrasi keuangan;
  • Pelaksanaan administrasi persuratan;
  • Pelaksanaan administrasi perlengkapan;
  • Pelaksanaan administrasi rumah tangga;
  • Pelaksanaan administrasi hubungan masyarakat;
  • Pelaksanaan organisasi dan tata laksana.

Bagian Administrasi Umum terdiri dari:

  • Subbagian Kepegawaian, mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian.
  • Subbagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan keuangan.
  • Subbagian Tata Usaha, mempunyai tugas melakukan urusan persuratan, perlengkapan, rumah tangga, dan hubungan masyarakat.

2. Staff Administrasi Gudang

Bagian staff administrasi gudang adalah orang yang bertanggung jawab pada kegiatan pengadaan dan penjualan barang pada bagian gudang atau stok barang.

Tugas-tugas Warehouseman :

  • Menerima dan mengkalkulasi item stok, serta mencatat data dengan manual serta menggunakan komputer
  • Membungkus serta buka bungkusan beberapa barang untuk disimpan di ruangan stok, gudang, atau halaman penyimpanan (storage yards)
  • Memverifikasi atau pengecekan kembail perhitungan inventory dengan memperbandingkan dengan perhitungan stok
  • Menyelidiki ketidaksamaan atau sesuaikan beberapa kekeliruan stok
  • Menaruh barang-brang dengan teratur serta mudah dibuka atau ditemukan di gudang, ruangan alat, ruangan suplai, atau tempat yang lain. 

3. Tugas Administrasi Penjualan

  • Memberikan tanda pada beberapa barang dengan memasang” tag pengenal “, cap, alat pemberi tanda elektronik, atau alat label yang lain.
  • Membersihkan serta memalihara suplai, alat-alat (toolls), perlengkapan, serta beberapa tempat penyimpanan sesuai dengan dasar keselamatan kerja.
  • Mengambil keputusan metode penyimpanan yang cocok dan pas, identifikasi serta tempat stok berdasar pada turnover, . beberapa aspek lingkungan, serta kekuatan fisik sarana.
  • Membuat catatan pemakaian serta/atau rusaknya stok atau perlengkapan handling stok.
  • Mengecek serta menginspeksi beberapa barang stok pada keausan atau rusaknya, melaporan kondisi sekian pada supervisor.
  • Membantu atau memberi arahan pada pekerja-pekerja ruangan stok, gudang, atau lapangan penyimpanan
  • Receiving, melakukan penerimaan barang dan semua prosedur untuk meyakinkan kalau barang yang di terima yaitu berdasar pada pesananan, sesuai sama jumlah serta spesifikasi barang yang dipesan
  • Stok Control, membenahi penempatan barang serta pelihara data syok barang’
  • Delivery, melakukan prosedur pengeluaran barang, kalau setial barang yang keluar yaitu memanglah berdasar pada rencana serta perintah resmi
ronisafaat Seorang penulis blog, professional photographer dan bussines co-founder. Berkeinginan untuk menjadi bagian dari perkembangan manusia untuk manusia. Keep connected..!!

Teknik Negoisasi

ronisafaat
2 min read

Call Center BNI

ronisafaat
2 min read

Personal Branding

ronisafaat
3 min read

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *