ronisafaat Seorang penulis blog, professional photographer dan bussines co-founder. Berkeinginan untuk menjadi bagian dari perkembangan manusia untuk manusia. Keep connected..!!

Meeting dan Rapat Online

3 min read

meeting online

Meeting online atau rapat jarak jauh adalah solusi paling tapat untuk menunjang kegiatan kerja dari rumah atau work from home (WFH) di situasi pandemi yang sedang menerjang belakangan ini. Berbagai aplikasi dapat kita gunakan untuk melakukan kegiatan rapat atau meeting online tersebut.

Aplikasi Zoom, Skype, Google Meet, Google duo, Teams dan masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mengakomodasi kebutuhan kita untuk meeting online. Beberapa aplikasi memberikan layanan gratis untuk kita gunakan, namun beberapa aplikasi premium juga tersedia untuk menutupi kebutuhan kita akan privasi dan keamanan data yang kita miliki dalam meeting online yang akan kita lakukan.

Namun terkadang beberapa kendala muncul saat kita melakukan meeting online, baik kendala teknis maupun pembahasan yang akan sedikit mengalami kendala penyampaian.

Biasanya kendala tekni seperti jaringan internet yang tidak mendukung, rekaman suara yang tidak baik atau bahkan gadget yang tidak memadai.

Namun dibalik itu ada juga beberapa hal yang masih bisa menjadi kendala yaitu kegiatan meeting itu sendiri. Kita harus menyesuaikan kembali kebiasaan kita yang biasanya meeting berada dalam satu tempat atau kantor dan saling bertatap muka langsung. Sedangkan saat meeting online kita berada dirumah sendiri-sendiri dan merasa agak canggung satu sama lain.

Untuk itu Semaur.com akan membahas 10 Cara Terbaik untuk Meeting Online dan Rapat Menjadi Efektif

1. Teknologi atau Gadget yang Mumpuni

meeting online

Tidak bisa dipungkiri bahwa teknologi gadget sangat berperan penting dalam konferensi meeting atau rapat online. Maka perlu diperhatikan apakah gadget atau laptop yang kita gunakan cukup dan mumpuni untuk menunjang kegiatan konferensi online ini.

Untuk karyawan kantor kita bisa memberika standar atau bisa menggunakan fasilitas kantor yang biasannya diberika kepada karyawan untuk menunjang kegiatan kerja dari rumah atau work from home.

2. Buatlah Struktur Dasar-dasar Pembahasan dalam Meeting Online

Biasanya dalam setiap rapat tatap muka langsung, akan ada obrolan-obrolan ringan yang tidak terlalu berhubungan dengan tema yang akan kita bahas dalam meeting tersebut. Namun dalam rapat online hal tersebut sangat tidak disarankan.

Membahas yang bersifat tidak penting atau melenceng dari tema rapat biasanya akan membuat meeting online menjadi kacau. Jika dalam rapat tatap muka pada saat obrolan sedikit melenceng maka akan mudah bagi kita untuk meluruskan kembali pembahasannya. Namun hal itu sedikit lebih susah dilakukan ketika rapat online.

3. Sosialisasikan Jadwal Meeting Online

meeting online
Businessman marking on calendar for an appointment

karena kita tidak bertemu langsung, maka kita tidak tahu bagaimana persiapan anggota-anggota yang akan mengikuti meeting online tersebut. Untuk itu sosialisasi terhadap seluruh anggota meeting perlu dilakukan untuk memastikan meeting tersebut tepat waktu.

Ketika semua orang telah mendapatkan agenda dan jadwal yang jelas, maka semua akang mengusahakan untu tepat waktu dan bisa menyiapkan apapun tentang hal-hal yang akan menunjang dalam pembahasan dan rapat online tersebut.

4. Sterilkan Ruangan Anda

Kebisingan suara terutama akan sangat mengganggu ketiatan kita melakukan meeting online. Untuk itu kita bisa menyiapka ruangan pribadi untuk mencegah kebisingan masuk dalam suara recorder kita.

Kita juga bisa menyiapkan ruangan khusus dan bisa membaca √ 7+ Tips Kerja di Rumah : Work From Home (WFH) Optimal dan Produktif

5. Sampaikan Reaksi dan Pendapat Anda

Memang pada awalnya akan terasa snagat canggung dan serba terbatas pada saat kita melakukan rapat online. Namun kita harus tetap bisa memberi kontribusi yang baik dan bisa mengambil inisiatif untuk menyampaikan pedapat pada saat mereka meminta.

Memberika reaksi yang baik dengan mimik muka pada saat rapat online juga sangat berpengaruh dalam mengendalikan mood meeting tersebut. Seperi senyum, mata mengarah ke monitor dan tidak sibuk sneidri dengan pekerjaan kita yang lain dan tidak berhubungan dengan meeting tersebut.

6. Memakai Standar Pakaian atau Dresscode

meeting online

Tidak harus berseragam baju dan dasi yang sama, namun lebih ditekankan untuk membangun niat dan usaha para anggota meeting untul=k lebih menyiapakan diri mereka dalam rapat tersebut.

Bisa saja membuat standar pakaian rapi dengan baju berkancing atau blouse yang cocok. Tidak hanya menggunakan kaos lengan pendek, tentu hal tersebut agak sedikit mengubah suasana rapat yang sedikit tidak efisien ritmenya.

7. Berikan Kesempatan Kepada Semua Anggota Meeting Online untuk Berbicara

meeting online

Dalam pertemuan reguler, Anda dapat mengharapkan orang untuk berbicara ketika dibutuhkan. Karena kurangnya isyarat sosial dan mutasi yang disarankan, orang mungkin mengalami kesulitan dalam mengatakan apa yang perlu mereka katakan. 

Fasilitator atau pemimpin rapat harus meminta orang khusus untuk berbicara atau memberikan semua peserta kesempatan untuk memberikan umpan balik atau berbagi ide.

8. Memanfaatkan Fungsi Chat dan Fitur Aplikasi

Beberapa aplikasi memberikan berbagai fitur menarik untuk memudahkan kita melakukan video conference yang baik. Seperti fitu chat tertulis, note atau fitur yang lainnya.

Beritahukan kepada seluruha nggota bahwa fitur-fitur tersebut ada dan dapat kita gunakan. Berikan juga edukasi cara penggunaan fitur tersebut. Hal ini akan snagat memebantu efisiensi rapat yang akan dilaksanakan.

9. Jangan Takut untuk Membahas Hal yang Mendesak Saat Rapat Jarak Jauh

Harvard Bussines Review mengungkapkan bahwa anggota akan menunggu saat bertemu langsung atau bertatap muka unutk membahas sesuatu yang besar atau penting.

Namun dalam hal ini kita harus bertindak cepat, maka jangan terlalu takut unutk membuat rapa mengenai hal yang mendesak dalam meeting online. Sesuatu yang mendesak jika dibiarkan berlarut-larut maka akan semakin membesar dan tidak dapat kita kendalikan.

10. Perlakukan Orang Dengan Baik dan Saling Menghormati

meeting online

Sementara orang cenderung lebih sadar diri di depan kamera daripada dalam percakapan tatap muka, selalu menunjukkan sopan santun merupakan nasihat yang baik untuk segala bentuk pertemuan. Jangan mengkritik orang karena pencahayaan, penempatan kamera, atau masalah visual lainnya selama rapat. Waktu untuk memperbaiki hal-hal itu sebelum pertemuan, satu lawan satu.

Semoga tips ini akan membantu pertemuan atau meeting Anda menjadi lebih efektif dan bermanfaat. Mereka seharusnya tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu karyawan Anda merasa lebih nyaman duduk di depan kamera dan mengambil bagian, tetapi memperkuat kemampuan Anda untuk melakukan dan mengelola aliran percakapan. Dan, seperti banyak tantangan pekerjaan sebelumnya, pertemuan virtual Anda akan meningkat seiring waktu, latihan, kegigihan, dan kesabaran. 

ronisafaat Seorang penulis blog, professional photographer dan bussines co-founder. Berkeinginan untuk menjadi bagian dari perkembangan manusia untuk manusia. Keep connected..!!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *